Xuất phát từ yêu cầu về tính hiệu quả trong quá trình quản lý điều hành công việc ở các cơ quan đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức … Môi trường làm việc thủ công, cổ điển đã không thể đem lại hiệu quả cao nhất và sự phát triển của CNTT đã hình thành nên môi trường tác nghiệp điện tử. Ở các nước phát triển, hệ thống tác nghiệp điện tử đã được đưa vào ứng dụng rất sớm vì vậy đã đem lại cho họ hiệu quả kinh tế cao. Ở nước ta, nền CNTT thông tin hiên nay đã phát triển tuy nhiên vẫn đang đi sau so với thế giới, chúng ta có thể đầu tư kinh phí để mua lại các ứng dụng của các nước tiên tiến đi trước, tuy nhiên đây là những ứng dụng của sự cộng tác trí tuệ và quy mô rất lớn nên việc đầu tư kinh phí để có được nó là rất lớn và chưa chắc đã đáp ứng được thực tế ở nước ta.

Từ thực tế đó, QTI đã nghiên cứu và cho ra đời phần mềm “Quản lý văn bản & Hồ sơ công việc - Q- Office 2.0” với chất lượng cao, tính ổn định, chi phí thấp rất phù hợp để áp dụng ở địa phương nhằm tạo ra một môi trường làm việc điện tử nhanh, nhạy, chính xác, đem lại hiệu quả cao. Q-Office 2.0 hướng tới sự đơn giản và khả năng thay đổi theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, đơn vị. Q-Office 2.0 được thiết kế phù hợp với quy trình và trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam.
1. Mục tiêu chung
- Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các CQNN để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức;
- Xây dựng hệ thống các kho VB điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về VB phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời;
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.

2. Mục tiêu cụ thể
- Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ... thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.
- Quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
- Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng
- Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.
- Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.
- Hỗ trợ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ.
- Tích hợp với các thành phần khác có liên quan của hệ thống thông tin tại cơ quan nhà nước nhằm trao đổi thông tin.

3. Yêu cầu chức năng
Yêu cầu chức năng của hệ thống VB&ĐH là danh sách và yêu cầu chức năng tối thiểu mà hệ thống VB&ĐH cần có để thực hiện được các mục tiêu , cụ thể bao gồm:

TT	Tên chức năng	Mô tả chi tiết
1	Quản trị danh mục	Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục sổ VB, HSCV, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh …
2	Quản lý VB đến
2.1	Nhập VB đến vào hệ thống	Cho phép định nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc tính VB đến, nhập nội dung toàn văn của VB đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm
2.2	Chuyển xử lý VB đến theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế
2.3	Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
2.4	Theo dõi tình trạng xử lý VB đến	Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản VB đến (và cả văn bản đi) theo các trạng thái: -  VB trong hạn đã xử lý. -  VB trong hạn đang xử lý. -  VB trong  hạn chưa xử lý -  VB quá hạn đã xử lý. -  VB quá hạn đang xử lý. -  VB quá hạn chưa xử lý. -  VB đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý VB bằng ngày hiện tại) -  VB đến hạn đang xử lý.
2.5	Tìm kiếm, Tra cứu VB đến	-  Tìm kiếm VB theo các thuộc tính VB, tìm kiếm toàn văn -  Tra cứu VB theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý
3	Quản lý VB đi
3.1	Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo VB đi	Quá trình soạn thảo VB đi áp dụng theo hướng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP: -  Tạo lập dự thảo VB đi -  Chỉnh sửa dự thảo VB đi -  Thẩm tra VB đi -  Tra cứu, tìm kiếm dự thảo VB đi -  Và các chức năng khác
3.2	Quản lý quá trình phát hành VB đi	Quá trình soạn thảo VB đi áp dụng theo hướng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP: -  Tự động cập nhật các thông tin VB đi -  Nhập các thông tin bổ sung cho VB đi -  Nhập nội dung toàn văn VB đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét VB) -  Tra cứu, tìm kiếm VB đi
4	Quản lý giao việc
4.1	Tạo công việc và giao việc	Thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế
4.2	Theo dõi tình trạng xử lý công việc	Cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau: -  Công việc trong hạn đang xử lý -  Công việc  trong  hạn chưa phân xử lý -  Công việc quá hạn đã phân xử lý -  Công việc quá hạn chưa phân xử lý
4.3	Ghi ý kiến chỉ đạo của